Die meisten Führungskräfte führen einmal im Jahr mit jedem ihrer Teammitglieder ein ausführliches Gespräch: das berüchtigte Mitarbeiterjahresgespräch. Feedback, Gehalt, Ziele und vieles mehr werden darin angesprochen. Und hier liegt die Krux: Um wirkungsvoll zu führen, reicht ansprechen nicht. Diese Formen des Mitarbeitergesprächs solltest du als Personaler oder Führungskraft beherrschen, um nachhaltige Erfolge zu erzielen. 

Das Wichtigste vorab: Das einmalige Mitarbeiterjahresgespräch ist ein Relikt aus alten Zeiten. Es bringt schlicht wenig, wenn sich Führungskräfte sich in der restlichen Zeit nicht um ihre Mitarbeitenden kümmern. Denn nur durch Kontinuität findet Kommunikation überhaupt erst statt. Damit Mitarbeitergespräche ihr Potenzial entfalten können, sollten sie regelmäßig mit stattfinden, und zwar mit wenigen Inhalten. Das bedeutet – nicht erschrecken – idealerweise solltest du Mitarbeitergespräche mindestens einmal im Monat führen.

Regelmäßiges Mitarbeitergespräch

Sich kontinuierlich mit seinen Mitarbeitenden zusammenzusetzen, klingt im ersten Moment nach sehr viel Aufwand. Aber durch die Häufigkeit fallen diese Gespräche meist sehr viel kürzer aus. In der Regel dauern sie nicht länger als 30 Minuten. Zudem sind sie sehr viel wirkungsvoller: Richtig durchgeführt bewirken sie eine Produktivitätssteigerung, wodurch sich die investierte Zeit schnell amortisiert. Über das Jahr betrachtet sparst du dir durch regelmäßige Gespräche sogar erheblich Zeit, weil Teammeetings und andere Zusammenkünfte kürzer ausfallen und es zu weniger Problemen kommt, wenn du mit deinen alles Relevante regelmäßig klärst.

Verdauliche Einheiten

Für den Anfang solltest du dich mit jedem Mitarbeitenden mindestens einmal im Monat zusammensetzen. So kannst du die Themen, die im klassischen Jahresgespräch meist im Schnelldurchlauf abgehandelt werden, eingehend besprechen – in verdaulichen und überschaubaren Einheiten. Das heißt konkret: pro Gespräch nur ein Thema wählen, um es ausreichend zu würdigen. So ist es beispielsweise sinnvoll, wenn du Feedbackgespräche mindestens einmal im Quartal führst und zusätzlich alle weiteren Gesprächsarten (Gehalt, Personalentwicklung, Ziele usw.) auf separate Termine aufteilst. In Summe ergeben sich so mindestens vier bis zwölf Mitarbeitergespräche pro Jahr. Je nach Unternehmen sind einige davon institutionalisiert, d.h. obligatorisch, einige sind situativ, d.h. nur dann zu führen, wenn es die Situation erfordert. Diese Gesprächsarten solltest du bei deiner Planung berücksichtigen:

1. Feedback-Gespräch für Mitarbeitende

Wenn es um Teamarbeit und effektives Management geht, sind Feedbackgespräche unverzichtbar. Du solltest sie mindestens quartalsweise durchführen, um eine tragfähige Beziehungsebene zu deinen Mitarbeitenden aufzubauen, ihre Motivation zu stärken und eine Leistungssteigerung zu erreichen.

• Frequenz und Dauer: 4 bis 12 x im Jahr,15-30 min.
• Zentrale Aspekte: Leistungsentwicklung und -steigerung des Mitarbeitenden, gegenseitiger Erwartungsabgleich zu Zielen, Verhalten und Leistungen, Anerkennung und Lob für geleistete Arbeit
• Fragen an den Mitarbeitenden: Wie schätzst du deine Leistung im letzten Quartal ein? Welche inhaltlichen/methodischen/fachlichen/persönlichen/… Stärken/Kompetenzen siehst du bei dir selbst? Was müsste geschehen, damit du diese noch wirkungsvoller einsetzen kannst? Mit welchen Aspekten warst du im letzten Quartal bei dir selbst nicht 100-prozentig zufrieden?

2. Feedback-Gespräch für Führungskraft, Team oder Unternehmen

Ein Feedbackgespräch ist keine Einbahnstraße. Auch du als Führungskraft solltest dir regelmäßig zu einzelnen Aspekten, z. B. Führungsstil oder Kommunikation, Rückmeldung aus deinem Team holen. Das gibt dir die Chance, dein Leadership Schritt für Schritt zu verbessern.

• Frequenz und Dauer:  ca. 1 bis 2 x im Jahr, 15-30 min.
• Aspekte zur Auswahl: Kommunikation/Informationsfluss, Führungsstil, Arbeitsklima, Arbeitsplatz-Situation, Aufgabenverteilung, Erwartungen und Zusammenarbeit
• Fragen an den Mitarbeitenden: Über welchen Aspekt würdest du heute gerne sprechen? Wie zufrieden bist du mit der Kommunikation im Team, meinem Führungsstil etc.? Wo siehst du Verbesserungspotenzial? Wovon brauchst du mehr? Wovon brauchst du weniger? Was brauchst du ganz anders? Was soll genauso bleiben, wie es ist?
• Hinweis: Wichtig ist, dass das Feedback konstruktiv, spezifisch und auf Verhaltensweisen oder Situationen bezogen sein sollte, um einen effektiven Austausch zu fördern.